Merchandise bijbestellen en naleveren op tour

‘Hebben jullie echt geen maat L meer? Maat XL dan?’ De teleurgestelde fan gaat terug naar huis, zonder jouw merch op zak. Zonde, niet alleen voor de fan maar ook voor jou. Hoe kun je voorkomen dat je fans tijdens een tour moet teleurstellen omdat de merch op is?

Afbeelding door Flash Alexander, Pixabay

Misschien iets waar je niet meteen aan denkt, merchandise bijbestellen en naleveren terwijl je op tour bent. Maar, je kunt inkomsten mislopen als je nee moet verkopen. Bovendien kunnen je fans na afloop van jouw show toch een beetje een negatief gevoel overhouden, omdat dat ene T-shirt dat ze graag wilden hebben er niet meer was. Toch een belangrijk detail dus, en met een beetje planning is bovenstaand probleem verleden tijd.

Het kan zo zijn dat bepaalde artikelen tijdens je tour zeer populair blijken te zijn onder je fans en dat ze snel op raken. Misschien het tourshirt of de exclusieve posterflag. Om je fans niet teleur te hoeven stellen moeten deze items bijbesteld en nageleverd worden.

Waar moet je op letten?

Ten eerste is het verstandig om voorafgaand aan je tour één of meerdere momenten in te plannen waarbij je de balans opmaakt en de voorraad checkt. Hou hierbij rekening met het aantal shows dat je nog voor de boeg hebt, hoeveel kaarten er verkocht zijn en waar deze shows plaatsvinden. Kies dan één moment of plaats (meerdere kan ook, afhankelijk van het aantal shows van je tour) waar je de merch laat leveren. Het kost bijvoorbeeld meer om een bestelling ver weg in Milaan te laten leveren dan dichterbij in Keulen.

Foto door Glenn Carstens-Peters, Unsplash

Hou per show van elk item goed bij hoeveel stuks ervan verkocht zijn, dat maakt je voorraad een stuk overzichtelijker. Plan dit van tevoren dus in om onnodige extra kosten te voorkomen.

Daarnaast kan het ook zo zijn dat het naleveren van je merch goedkoper is dan alles in één keer meenemen. Als je bijvoorbeeld niet voldoende ruimte in je bus of nightliner hebt en met extra kosten zit om een bus of vrachtwagen vol met merch mee te laten ‘touren’. Als je een slim moment kiest voor het naleveren van je merch, bespaar je op deze kosten.

Merchandise bijbestellen en naleveren, denk aan de levertijd

Hou bij het bijbestellen en naleveren van je merch ook rekening met de levertijd (meer over levertijd in deze blog). Vraag je merchandisebedrijf vooraf hoe lang ze nodig hebben voor eventuele bijbestellingen, zodat je hier ook goed rekening mee kan houden. Vaak zijn spoedleveringen wel mogelijk, maar is het voordeliger om ze te voorkomen.

Als je pas te laat merkt dat je tourshirts zo goed als op zijn, zal je daarna een groot deel van je shows zonder moeten doen en alsnog inkomsten mislopen. Check dus regelmatig je voorraad zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Foto door Fabian Blank, Unsplash

Op productiekosten besparen kan bijvoorbeeld ook door meer artikelen te produceren dan je voor je tour nodig hebt (zeker als het gaat om artikelen met een langere levertijd, zoals posterflags e.d.). Je bestelt dan vaak tegen een lager tarief per stuk en hebt na de tour ook nog voldoende voorraad voor je andere shops en verkoop via je webshop.

Nog even op een rijtje:

• Plan één of meerdere momenten in tijdens je tour om de voorraad te checken;
• Wees er op tijd bij en hou rekening met de levertijd op de items die je wil bijbestellen;
• Bestel eventueel direct grotere oplages om op de lange termijn meer te besparen.

Tot de volgende!

Andere blogs uit deze serie

1. Alles wat er te weten valt over merchandise
2. Hoelang voor je show moet je je merchandise bestellen?
3. Merchandise bijbestellen en naleveren op tour
4. Levertijd van een custom made kledinglijn
5. Custom made producten
6. Wat beïnvloedt de levertijd van een bestelling?
7. Denk verder, gelegenheden voor merchandise in de toekomst
8. Een budget opstellen voor je merch of kledinglijn
9. Staffels en inkoop van textiel
10. Maatverdeling van je merch of kledinglijn – Part I
11. Maatverdeling van je merch of kledinglijn – Part II